Hva er det viktig å snakke om?

Lederes virkelighet er kompleks, usikker, tvetydig og i stadig forandring. Ledere trenger å fokusere på det som er viktig, og snakke med medarbeidere og kollegaer om dette.

Men hva er egentlig viktigst og hvilke verktøy kan hjelpe ledere til å avgrense og ramme inn det viktigste?

Autentisk ledelse vektlegger hvordan ledere må tenke konseptuelt og tolke kompleksitet. Lederes intuitive virkelighetsoppfatning (=System 1) i en hektisk hverdag kan forenkle virkeligheten slik at kompleksiteten undervurderes og viktige sammenhenger ikke oppdages. Slik tankegang fokuserer på det umiddelbare og enkle årsakssammenhenger (A er årsaken til B).

Systemtenkning er et sett mentale verktøy for å beskrive og analysere kompleksitet. Dette vil si hvordan flere variabler henger sammen, hvordan flere årsaker kan henge sammen med flere konsekvenser, og hvordan virkninger kan komme langt frem i tid og ikke nødvendigvis umiddelbart.

Hva er systemisk ledelse og virksomhetsforståelse?

Systemforståelse tilbyr begreper og tankesett som kan utvide og nyansere lederens virkelighetsforståelse. Systemforståelse er et hjelpemiddel til å forstå virkeligheten i organisasjoner – med fokus på hvordan hele organisasjonen fungerer, hvordan hver enhet eller gruppe fungerer, og hvordan den enkelte fungerer.

Dette er viktige tankeverktøy for å forstå den komplekse virkeligheten i organisasjoner:

Design, dynamikk og resultater: Organisasjoner har et design i form av strukturer som strategier, mål og planer, roller, systemer og rutiner. Dynamikken er alt hva som skjer i hver del av virksomheten og hvordan de ulike delene av organisasjonen påvirker hverandre. Designet påvirker dynamikken, og endring kan skapes både ved å påvirke dynamikken og designet. Organisasjoner skaper resultater – både i forhold til oppgaver og medarbeidere. Noen kommer umiddelbart og andre på lengre sikt.

Delsystemer: Virksomheter består av flere delsystemer slik som oppgavesystemet, teknologisystemet, menneskesystemet og styringssystemet. Delsystemene fungerer hver for seg, men påvirker også hverandre.

Nivå: Hva skjer på hvilket nivå i organisasjonen? Hva gjelder hele organisasjonen, hva gjelder enheter eller grupperinger, hva gjelder den enkelte? Hvordan påvirker hele organisasjonen hva som skjer i hver del? Skjer det noen i en av delene som får betydning for hele virksomheten?

Feedback: Sammenhengen mellom design, dynamikk og resultater skapes av feedbacksløyfer. Noen opprettholder dagens situasjon, mens andre skaper forandring og utvikling.

Endring som tilpasning eller læring: Alle åpne systemer kan til en viss grad tilpasse seg variasjoner i omgivelsene og egne tilstander uten at de endres. Større endringer som fører til at systemets design eller dynamikk endres kalles læring.

Hvordan tenke systemisk

Systemforståelse kan brukes som grunnlag for konkrete og praktiske modeller og verktøy som kan tilpasses ulike situasjoner i lederens hverdag. 

Begrepene kan brukes som grunnlag for å diskutere hva som foregår i virksomheten, team og relasjoner. Modellene kan brukes som kartleggingsverktøy til å beskrive virkeligheten og hva som foregår.

Ledere kan bruke systemiske begreper og modeller til rolleforståelse, teamforståelse og virksomhetsforståelse. Skillet mellom individer, grupper og organisasjoner kalles analysenivå.

På hvert nivå kan ledere vurdere hvordan designet, dynamikken og resultatene ser ut. For både design, dynamikk og resultater kan vi skille mellom oppgaverelatert og personrelaterte faktorer.

På hvert nivå kan vi skille mellom to typer endringsmuligheter: endring av designet og endring av dynamikken.

Denne prinsipielle måten å tenke og analysere den organisatoriske virkeligheten på kan brukes i alle slags virksomheter og åpner som regel for nye perspektiv på hvordan ting henger sammen og åpner samtidig for flere endringsmuligheter.

I forhold til både roller, team og virksomheter brukes de samme systemiske hovedkategoriene. De konkrete kriteriene og fokusområdene varierer naturlig nok mellom analysenivåene.

Hva er det viktig å snakke autentisk om?

De systemiske verktøyene gir ledere overblikk over situasjoner og mønster, og er et hjelpemiddel til autentisk samtaler om det som foregår på arbeidsplassen. Dette er viktige temaer:

Design: Dette vil si struktur og organisering – både for den enkelte rolle, relasjoner, team og hele virksomheten. Typiske designfaktorer er mål, roller, rutiner, systemer og verdier.

Dynamikk: Dette vil si hvordan personer og grupperinger påvirker hverandre og samspiller, og hvordan dynamikken påvirker kommunikasjon, beslutninger og tillit. Dynamikken kan forstås via feedbacksløyfer som forsterker eller minimerer resultatene.

Resultater: Dette vil si hvilke resultater som skapes av den enkelte, enhetene og virksomheten totalt sett.

Delsystemer: Oppgavesystemet og personsystemet er to ulike deler av virksomheten, og de er aktuelle å snakke om både i forhold til design, dynamikk og resultater.

Nivåer: Spørsmålet om nivåer dreier lederens fokus mot enkeltpersoner, relasjoner, grupper eller hele organisasjonen. Det er viktig å finne ut på hvilket nivå årsakene til en situasjon eller resultat finnes, og på hvilket nivå løsningene skal iverksettes.

Endring: Systemtenkningen gir ulike veier til endring. Ledere kan skape endring ved å forandre på designet eller prøve å påvirke dynamikken.

Ledere trenger å være oppmerksomme på hvordan de reagerer følelsesmessig. Følelsene påvirker hvordan de selv tar beslutninger, men også hvordan andre reagerer følelsesmessig. Når ledere engasjeres følelsesmessig eller går i forsvar, kan andres følelser komme i sving og de kan også gå i forsvar.

Ledere trenger også å kunne se mønstrene i deres egne følelsesmessige reaksjoner og regulere seg tilbake til indre ro og tilstedeværelse.

Lederutvikling og personlig utvikling for bedre beslutninger

Hjernens tilstand og arbeidskapasitet påvirker hvilke systemer som dominerer lederens valg i beslutningens øyeblikk. Når psykens indre tilstand er rolig og det er nok tid til å tenke seg om, kan vi utnytte den intellektuelle kapasiteten til den klokeste og mest analytiske delen av hjernen. Når psyken er urolig og hjernen belastes med mange oppgaver på en gang, vil hjernen spare kapasitet og energi ved å forenkle beslutningene og begrense hvor mye informasjon som tas i betraktning.

Hjernens ulike beslutningssystemer påvirker hvor godt, grundig og analytisk informasjonen bearbeides og vurderes. Hvis ikke lederen er klar over det, kan vedkommende bruke for enkle vurderinger til komplekse beslutninger. Beslutningssystemene aktiveres automatisk og gir relativt svake signaler på hvorvidt de er i bruk, og er følsomme for variasjoner i omgivelsene og reagerer på forandringer.

Lederutvikling for bedre beslutninger dreier seg om indre arbeid for økt bevissthet om egne tilstander i øyeblikket. Det dreier seg også om langsiktig arbeid for å roe ned tankenes, følelsens og kroppens aktiveringsnivå. I beslutningens øyeblikk er pusten det viktigste for å roe ned takten og forsterke den analytiske og intellektuelle hjernens bidrag.

Lederutvikling for bedre beslutninger dreier seg også om hvordan ledere legger til rette for at medarbeidere og team kan skape rolige beslutningssituasjoner- og prosesser slik at man for utnyttet den mentale og intellektuelle kapasiteten best mulig.