Hvordan du som leder kan snakke mer tydelig om endringsbehov

Hvordan snakke om endringsbehov?

Situasjonskartet for endringsforståelse brukes til å klarlegge hvor utfordringer eller vanskeligheter egentlig hører hjemme i komplekse virksomheter og organisasjoner. Samt til å klarlegge hvilke endringer som er mest effektive i komplekse virksomheter og organisasjoner.

Situasjonskartet for endringsforståelse inviterer ledere til å vurdere hva slags endringer som vil kunne være mest virkningsfulle. Ut fra systemisk organisasjonsforståelse kan det være tre hovedtyper endringer:

• Designendring: Forandre strukturen i form av mål, roller, systemer og rutiner

•  Dynamikkendring 1: Forandre situasjonsforståelse eller virkelighetsforståelse

•  Dynamikkendring 2: Forandre aktiviteter eller prosesser

Nivåforståelse

Situasjonskartet for nivåforståelse inviterer til tanker og refleksjoner hvordan de ulike delene av den organisatoriske virkeligheten henger sammen: individer, relasjoner, grupper, hele virksomheten og omgivelsene.

I noen tilfeller er et slik at hendelser eller dynamikk på ett nivå skapes eller påvirkes av et annet nivå. Lederens oppgave er å finne ut hva som er de viktigste faktorene som påvirker resultatene og hva det er lettest og mest effektivt å endre på for å skape bedre resultater.

Eksempel: Hvis to personer i en gruppe er uenige og stadig bekjemper hverandres forslag inntil det nærmer seg en personlig konflikt, hva slags problem er dette og hvilke løsninger finnes?

• Personlig problem: Det er noe med de involverte som skaper denne dynamikken. Den enkelte må forandre seg.

•  Relasjonelt problem: De involverte har en vanskelig relasjon. Relasjonsdynamikken og tilliten må forandres.

• Gruppeproblem: Uenighetene foregår innenfor gruppen og påvirkes av rollene og dynamikken i gruppen. Gruppen må utvikles.

Lederen og de involverte må klarlegge hva som har mest innflytelse på problemene.

Oppgaveorientert eller relasjonsorienterte endringer

På hvert nivå finner vi både det objektive oppgavesystemet og det relasjonelle menneskesystemet. Det er viktig å klarlegge om situasjonen påvirkes av ett eller begge disse delsystemene. Erfaringsmessig er det lettere å påvirke oppgavesystemet enn menneskesystemet.

Eksempel: I noen tilfeller skapes relasjonelle problemer og personlig mistrivsel av uklare roller i gruppen – og da vil rolleavklaring kunne være en del av løsningen. Dermed løses et individuelt personorientert problem og et relasjonelt samarbeidsdynamikk-problem av en endring på gruppenivå – med fokus på oppgavesystemet og hvordan rollene der designet. 

Hvordan bruke verktøyet i praksis

Situasjonsbeskrivelse – del 1

Tenk gjennom spørsmålene i figuren nedenfor og fyll ut det blanke skjemaet.

Det lønner seg begynne til høyre i figuren og velge ut et resultat som skal forandres. Vil dere forstå et individuelt, relasjonelt eller gruppebasert problem bedre?

Tenk først gjennom hvordan dynamikken på samme nivå påvirker resultatet, og deretter hvordan designet påvirker dynamikken – også på samme nivå. 

Situasjonsbeskrivelse – del 2

I neste omgang kan dere diskutere hvordan både design og dynamikk på de øvrige nivåene påvirker dette resultatet.

Dette kan skape kompliserte situasjonskart – og det er helt vanlig fordi virksomheter og organisasjoner er komplekse systemer befolket med komplekse folk.

Endringsforståelse 

Når det er klart hvilket nivå av systemet som er viktig å forandre, og om det er oppgavesystemet eller det menneskelige systemet som må forandres, er neste oppgave å klarlegge hvilke forandringer som vil kunne skape endring.

Tenk gjennom disse typene endring:

• Designendring: Forandre strukturen i form av mål, roller, systemer og rutiner

• Dynamikkendring 1: Forandre situasjonsforståelse eller virkelighetsforståelse

• Dynamikkendring 2: Forandre aktiviteter eller prosesser

Løsningsplan

Løsningsplanen er hva som konkret må gjøres for å lykkes med en endring.