Hvordan si det som det er: klare forventninger og tydelig feedback
Å
klarlegge forventninger er av de viktigste oppgavene som leder. Uten klare
forventninger er det ikke mulig å evaluere medarbeiderens prestasjoner på en
saklig og objektiv måte – og det blir vanskelig å gi tilbakemelding.
Forventninger
omfatter i vid forstand hvordan medarbeiderens rolle er utformet og hvordan
vedkommende skal fylle rollen. Noen forventninger kan strekke seg over lang tid
og diskuteres i årlige plan-og medarbeidersamtaler, mens andre forventninger er
mer kortsiktige og umiddelbare og gjelder hva som skal gjøres eller leveres i
løpet av en dag eller en uke.
Den beste kommunikasjonsformen er den balanserte dialogen der begge parter får delt sine oppfatninger og konkrete fakta eller erfaringer – og stilt hverandre spørsmål slik at man forstår hverandre godt
"Lederens spørsmål vil hjelpe medarbeideren til å forstå hva som er forventet"
Lederen kan uttrykke forventninger gjennom stige-verktøyet som skiller mellom hovedbudskap, forklaringer og det konkrete. Hovedbudskap kan være hva målet eller leveransen er. Forklaringen er en begrunnelse eller utdyping av hva dette vil si eller hvordan det er viktig å få gjort oppgaven, mens det konkrete er fremgangsmåten eller de objektive kriteriene for hvordan lykkes.
Lederen kan også bruke stigen til å forstå medarbeiderens oppfatninger av forventningene. På toppen av medarbeiderens stige finner vi oppfatninger om hva som skal gjøres eller leveres. Lengre nede på stigen finner vi tanker og ideer om hvordan løse oppgavene, mens i bunnen av stigen finner vi de konkrete planene eller fremgangsmåtene. Lederens spørsmål vil hjelpe medarbeideren til å forstå hva som er forventet.
Lederen kan også formidle tilbakemeldinger med hjelp fra stigeverktøyet – og snakke om både hovedbudskap, forklaringer og det konkrete. Hovedbudskapet er lederens generelle eller overordende oppfatning av prestasjonene, forklaringene er lederens analyse og refleksjoner om medarbeiderens innsats og resultater, mens i bunnen av stigen finner vi lederens konkrete observasjoner eller faktagrunnlag for tilbakemeldingen.
Lederen kan også bruke stigen til å forstå medarbeiderens oppfatninger sine egne prestasjoner og resultater. På toppen av medarbeiderens stige finner medarbeiderens hovedinntrykk av seg selv, lengre nede på stigen finner vi mer konkrete tanker om hvordan det har gått, mens i bunnen av stigen finner vi de konkrete aktivitetene og leveransene. Lederens spørsmål vil hjelpe medarbeideren til å forstå hvordan han har gjort det og eventuelle forskjeller mellom egne og lederens oppfatninger.
