Hvordan ha bedre vanskelige samtaler på jobb
Dette er en artikkel tilhørende Leith ALP
Hvordan ha en god vanskelig samtale?
Vanskelige
samtaler tar mye oppmerksomhet og krever ofte mye følelsesmessig energi både
fra lederen og medarbeideren.
Hvis samtalen ikke går som planlagt, kan den forverre situasjonen og relasjonen. Samtalen kan ende med at lederens håp for medarbeiderens fremtid svekkes og at medarbeideren føler seg avvist av lederen. Den kan også smitte arbeidsmiljøet med dårlig stemning.
En godt
gjennomført vanskelig samtale kan påvirke medarbeideren til å yte bedre og føle
seg mer fornøyd på arbeidsplassen. En god vanskelig samtale kan øke lederens
selvtillit og motivere til å gripe fatt i alle slags vanskeligheter på
arbeidsplassen
Forberedelser til samtalen
Hvordan samtalen skal forberedes henger sammen med hvor i dialogen man er. I starten kan det være en god ide med relativt åpne forberedelser i form av en temaliste, mens senere kan lønne seg med en mer konkret agenda som også inneholder faktagrunnlag og dokumentasjon for det man skal snakke om.
Kommunikasjonsform
Den beste kommunikasjonsformen er den balanserte dialogen der begge parter får delt sine oppfatninger og konkrete fakta eller erfaringer – og stilt hverandre spørsmål slik at man forstår hverandre godt.
For å få dette til må det lages klare og trygge rammer for samtalen. Hvis de involverte føler seg usikre eller redde, kan de gå i forsvar slik at de beskytter seg selv og holder fast på egen virkelighetsforståelse. Usikre folk blir som regel enten pågående eller unnvikende, og begge deler undergraver en åpen og samtale.
Det lønner seg å begrense hvor mange temaer som skal berøres. For mange temaer kan gjøre samtalen overveldende og uklar – det blir ikke tid til å gå inn i alt og man kommer ikke til bunns i det som er viktigst.
Planen for samtalen
Åpning:
- Mål med samtalen
- Spørsmål og temaer det er viktig å få snakket om
- Planen for samtalen – hva skal vi snakke om først og sist
- Forventninger til samtalen – spilleregler. Medarbeiderens syn og lederens syn må frem – hvem som snakker først og sist kan dere avtale
- Hva skjer etter samtalen – grov plan for oppfølging
Situasjonsforståelse:
- Hvordan ser virkeligheten ut totalt sett? Hva er viktig?
- Hvordan oppleves virkeligheten – hvordan føles virkeligheten? Hvilke behov har man – hvilke er ivaretatt og hva savner man?
Fakta:
- Hvilke konkrete erfaringer og fakta påvirker den enkeltes virkelighetsforståelse? Hva har skjedd eller hva har blitt gjort – eller ikke gjort?
Analyse:
- Hva henger sammen med hva? Hvordan har denne situasjonen oppstått? Hva påvirker prestasjoner og trivsel? Hva kan endres på?
- Bruk gjerne systemmodellen for situasjonsforståelse – og snakke om hvordan rollen er designet, kompetanse, arbeidsprosesser, prestasjoner og trivsel
Planen fremover:
- Hvilke
endringer kan lederen gjøre?
- Hvilke endringer kan medarbeideren gjøre?
- Hva er tegn på suksess og at det går bedre?
- Når og hvordan skal samtalen følges opp?
Policy Pages

Johansen har en mastergrad i filosofi fra Universitetet i Oslo, og en treårig videreutdannelse i kognitiv terapi fra Sct. Hans Hospital i Roskilde, Danmark.

Skaug er utdannet MBA fra Universitetet i Nürnberg.


Wessel er utdannet psykolog fra Universitetet i Oslo, hvor hun også tok sin doktorgrad i 2003.
Huge offer is waiting for you!
Hvor engasjert er du? Hvor sterkt pågangsmot har du? Har du noen gang følt deg maktesløs?
Velkommen til Leith Lunsj!
Hva gjør deg lykkelig? Hva gir deg glede?
Lykkens øyeblikk er når vi får noe vi har ønsket oss eller får til noe vi har satset på. Lykkens intensitet kan forsterkes av overraskelse, slik at vi blir enda mer lykkelig av det uventede.
Hva gjør stillheten med deg? Hvordan kan stillhet åpne opp og også forsterke gjennomføringsevnen din?
De fleste av oss setter av lite tid til være alene og stille i oss selv. I møte med andre må vi forholde oss til deres signaler, tanker, følelser og behov. Når vi setter oss ned for oss selv, bruker mange pausen til å oppsøke nye stimuli fra mobilen eller Ipaden.
Nervesystemet vårt tilpasser seg omgivelsene, og det er lett å føle seg hektet på et høyt aktivitetsnivå slik at stillhet oppleves som et understimulert, tomt sted.
Stille meditasjon og refleksjon kan gi oss innsikt i den mangfoldige personligheten.
Og hvordan kan du velge din egentlige retning hvis du stadig jages videre? Tid alene for refleksjon kan hjelpe oss med å justere kompassnåla til riktig retning. Og når får de beste ideene? Er det når du løper fra møte til møte, eller når stillheten gir deg frihet til å tenke nytt?
Velkommen til Leith Lunsj!

Torbjørn færøvik
Torbjørn Færøvik er utdannet cand. philol ved Universitetet i Oslo med hovedfag i kinesisk historie (1974). Senere var han i mange år utenriksmedarbeider i NTB, Arbeiderbladet og NRK. Færøvik har skrevet tolv bøker om Kina, India og Asia - og fått den litterære Brageprisen for tre av dem.

Nora Paynter Gundersen
Nora har to vinfaglige utdannelser og mer enn 12 års fartstid i restaurant - og vinbransjen fra Oslo, Bodø og Bergen. Hun har tidligere jobbet hos Vinmonopolet, vinimportørene Arcus og Signature Wines, og befinner seg nå i Flott Gjort AS som produktsjef. Ved siden av Flott Gjort studerer hun økonomi på OsloMet og dj'er - og drikker vin selvfølgelig!