Hvordan ha en god vanskelig samtale?
Vanskelige
samtaler tar mye oppmerksomhet og krever ofte mye følelsesmessig energi både
fra lederen og medarbeideren.
Hvis
samtalen ikke går som planlagt, kan den forverre situasjonen og relasjonen.
Samtalen kan ende med at lederens håp for medarbeiderens fremtid svekkes og at
medarbeideren føler seg avvist av lederen. Den kan også smitte arbeidsmiljøet
med dårlig stemning.
En godt
gjennomført vanskelig samtale kan påvirke medarbeideren til å yte bedre og føle
seg mer fornøyd på arbeidsplassen. En god vanskelig samtale kan øke lederens
selvtillit og motivere til å gripe fatt i alle slags vanskeligheter på
arbeidsplassen
Forberedelser til samtalen
Hvordan
samtalen skal forberedes henger sammen med hvor i dialogen man er. I starten
kan det være en god ide med relativt åpne forberedelser i form av en temaliste,
mens senere kan lønne seg med en mer konkret agenda som også inneholder
faktagrunnlag og dokumentasjon for det man skal snakke om.
Kommunikasjonsform
Den beste
kommunikasjonsformen er den balanserte dialogen der begge parter får delt sine
oppfatninger og konkrete fakta eller erfaringer – og stilt hverandre spørsmål
slik at man forstår hverandre godt.
"Usikre folk blir som regel enten pågående eller unnvikende, og begge deler undergraver en åpen og samtale"
For å få
dette til må det lages klare og trygge rammer for samtalen. Hvis de involverte
føler seg usikre eller redde, kan de gå i forsvar slik at de beskytter seg selv
og holder fast på egen virkelighetsforståelse. Usikre folk blir som regel enten
pågående eller unnvikende, og begge deler undergraver en åpen og samtale.
Det
lønner seg å begrense hvor mange temaer som skal berøres. For mange temaer kan
gjøre samtalen overveldende og uklar – det blir ikke tid til å gå inn i alt og
man kommer ikke til bunns i det som er viktigst.
Planen for samtalen
Åpning:
- Mål
med samtalen
- Spørsmål
og temaer det er viktig å få snakket om
- Planen
for samtalen – hva skal vi snakke om først og sist
- Forventninger
til samtalen – spilleregler. Medarbeiderens syn og lederens syn må frem – hvem
som snakker først og sist kan dere avtale
- Hva
skjer etter samtalen – grov plan for oppfølging
Situasjonsforståelse:
- Hvordan
ser virkeligheten ut totalt sett? Hva er viktig?
- Hvordan
oppleves virkeligheten – hvordan føles virkeligheten? Hvilke behov har man –
hvilke er ivaretatt og hva savner man?
Fakta:
- Hvilke
konkrete erfaringer og fakta påvirker den enkeltes virkelighetsforståelse? Hva
har skjedd eller hva har blitt gjort – eller ikke gjort?
Analyse:
- Hva
henger sammen med hva? Hvordan har denne situasjonen oppstått? Hva påvirker
prestasjoner og trivsel? Hva kan endres på?
- Bruk
gjerne systemmodellen for situasjonsforståelse – og snakke om hvordan rollen er
designet, kompetanse, arbeidsprosesser, prestasjoner og trivsel
Planen fremover:
- Hvilke
endringer kan lederen gjøre?
- Hvilke
endringer kan medarbeideren gjøre?
- Hva
er tegn på suksess og at det går bedre?
- Når
og hvordan skal samtalen følges opp?