Bedre beslutninger i grupper og team

Lederen som møtedesigner og møteleder

Mange virksomheter fyller arbeidsdagen med mange møter. Dårlige møter som er lite planlagt skaper om regel svakere beslutninger enn møter som er godt planlagt og gjennomført.

Møter brukes til å utvikle felles virkelighetsforståelse, dele kunnskap og finne felles løsninger. Møter er også viktig for involvering, eierskap og forpliktelse.

Huskelisten for et godt møte er enkel, men det er vanlig å hoppe over mange av tipsene i praksis.

Forberedelser

• Planlegge møtet ut fra hva man vil oppnå med møtet og sakene i møtet. Vil du informere, diskutere eller beslutte?
  
  
• Planlegge møtet ut fra hvilke saker man vil bruke tid på i møtet. Strategiske, operative eller administrative saker?
  
  
• Bli enig om hvem som trenger å delta. Velg saker som alle deltakerne har et forhold til. Ta ut deltakere og saker som hører hjemme i andre møter
  
  
• Involvere relevante møtedeltakere i hvilke saker det skal brukes tid på. Sikre at alle får mulighet til å melde inn sine saker
  
  
• Definere agenda og saksliste. Beskrive mål og problemstillinger for alle sakene
  
  
• Finne frem saksdokumentasjon og faktagrunnlag. Beskriv spørsmålene som deltakerne skal forberede seg på å diskutere
  
  

• Åpne med å definere rammene for møtet: agenda, tidsplan, mål for hver sak og forventninger til deltakerne
  
  
• Organiser møtet med eventuelle roller i tillegg til din egen: ordstyrer, tidskontroll og djevelens advokat
  
  
• Start hver sak med å minne om mål, problemstillinger og tidsrammer
  
  
• Still spørsmål til den enkelte og gruppen – gi alle muligheten til å si noe når det er relevant
  
  
• Bruk en parkeringsplass til å notere saker og forslag som ikke hører hjemme i møtet
  
  
• Oppsummer beslutningene og hva som er neste skritt
  
  
• Oppsummer møtet og de viktigste beslutningene
  
  
• Evaluer møtet: 1 positivt inntrykk som bør gjentas i neste møte - et negativt inntrykk som bør unngås i neste møte

Etterarbeid

• Send ut møtereferat
• Følg opp hva deltakerne har gjort

For å få dette til må det lages klare og trygge rammer for samtalen. Hvis de involverte føler seg usikre eller redde, kan de gå i forsvar slik at de beskytter seg selv og holder fast på egen virkelighetsforståelse. Usikre folk blir som regel enten pågående eller unnvikende, og begge deler undergraver en åpen og samtale.

Det lønner seg å begrense hvor mange temaer som skal berøres. For mange temaer kan gjøre samtalen overveldende og uklar – det blir ikke tid til å gå inn i alt og man kommer ikke til bunns i det som er viktigst.

Planen for samtalen

Åpning:

• Mål med samtalen
• Spørsmål og temaer det er viktig å få snakket om
• Planen for samtalen – hva skal vi snakke om først og sist

• Forventninger til samtalen – spilleregler. Medarbeiderens syn og lederens syn må frem – hvem som snakker først og sist kan dere avtale

• Hva skjer etter samtalen – grov plan for oppfølging

Situasjonsforståelse:

• Hvordan ser virkeligheten ut totalt sett? Hva er viktig?

• Hvordan oppleves virkeligheten – hvordan føles virkeligheten? Hvilke behov har man – hvilke er ivaretatt og hva savner man?

Fakta:

• Hvilke konkrete erfaringer og fakta påvirker den enkeltes virkelighetsforståelse? Hva har skjedd eller hva har blitt gjort – eller ikke gjort?

Analyse:

• Hva henger sammen med hva? Hvordan har denne situasjonen oppstått? Hva påvirker prestasjoner og trivsel? Hva kan endres på?
• Bruk gjerne systemmodellen for situasjonsforståelse – og snakke om hvordan rollen er designet, kompetanse, arbeidsprosesser, prestasjoner og trivsel

Planen fremover:

• Hvilke endringer kan lederen gjøre?
• Hvilke endringer kan medarbeideren gjøre?
• Hva er tegn på suksess og at det går bedre?
• Når og hvordan skal samtalen følges opp?