Hva er lederes kommunikasjonsroller- og oppgaver?

Ledere har ulike kommunikasjonsroller med ulike kommunikasjonsoppgaver.

Når ledere er bevisst på hva oppgaven går ut på og hva de vil oppnå med kommunikasjonen, må de i neste omgang bruke virkemidler som passer med rollen.

Formidle beskjeder og beslutninger

En kommunikasjonsoppgave er å formidle. Formidle går ut på å fortelle om noe som er besluttet eller klart for virksomheten. En typisk oppgave for ledere er å formidle noe som andre ledere, ledergrupper eller virksomheten har bestemt seg for. Dette kan for eksempel være en visjon, verdiforslag, mål, strategier, prosedyrer, systemer, verdier eller arbeidsprosesser.

Vanlig hverdagslig formidling av informasjon kan oppleves som lite inspirerende, men hvis man formidler samme budskap på en overbevisende måte kan det høres attraktivt og inspirerende ut.

Ledere trenger derfor å kunne mestre overbevisende kommunikasjon. Overbevisende kommunikasjon kommer fra at lederen selv faktisk er autentisk overbevist og ikke formidler tvil eller usikkerhet. Tro på budskapet er smittsomt. I noen tilfeller er karismatisk, følelsesstyrt og visjonær kommunikasjon det mest effektive, mens i andre kan logisk argumentasjon skape mest tilslutning.

Involvere i beslutninger

En annen kommunikasjonsoppgave er å involvere folk i beslutninger. Hvis virksomheten har en klar overordnet beslutning, kan lederen involvere medarbeiderne i hvordan den skal iverksettes. Hvis valget er uklart, er lederens oppgave å involvere medarbeiderne i å finne svaret. Ledere kan også involvere hverandre i å finne gode svar.

Involvering krever en dialogbasert kommunikasjonsform. Dialog vil si at folk sier hva de mener og spør hva andre mener, rammet inn av en åpen holdning med rom for å justere egne oppfatninger. Hensikten med dialogen er å lære av hverandre og utvikle ny forståelse.

Dialog består forslag, påstander, antakelser og forklaringer av egne oppfatninger, og spørsmål om andres oppfatninger og forståelse. Dialogen kan ha ulike faser hvor man først åpner for mange ulike synspunkter, men etter hvert fokuserer på noen få viktige.

Dialog består dermed både av formidling og lytting. God dialog vil si at de involverte er tydelige og autentiske om sine oppfatninger, samtidig som de er åpne for å justere oppfatningene basert på andres synspunkter.

Dialog kan brukes til å se fremover og planlegge, eller til å se bakover i tid og lære av erfaringer.

Slik kommunikasjon krever at ledere kan formidle egne oppfatninger på en tydelig måte, men også invitere andre til å utforske og utfordre egne oppfatninger. Ledere trenger også å kunne stille spørsmål til andre og utfordre andres syn på en konstruktiv og produktiv måte.

Veilede andre

I noen situasjoner er lederens oppgave å kommunisere for å veilede medarbeiderne. Coaching er basert på ideen om at den som veileder ikke har egne mål eller interesser i forhold til hva den andre lærer eller gjør, og derfor fritt kan stille spørsmål. En mentor er en rådgiver med erfaring eller kompetanse.

Veiledende kommunikasjon retter lederens oppmerksomhet mot medarbeiderens situasjon og virkelighetsoppfatning. Lederens rolle er å lytte, oppsummere, stille spørsmål og bekrefte hva vedkommende hører.

På jobben skjer veiledningen mellom ledere og medarbeidere innenfor organisatoriske rammer som mål, roller og myndighet. Dette kan påvirke ledere til å ønske at veiledningen får et bestemt utfall, og påvirke medarbeidere til å oppfatte lederens anbefalinger eller spørsmål som klare råd og beslutninger.

Slik kommunikasjon krever at ledere kan stille spørsmål til andre og utfordre andres syn på en konstruktiv og produktiv måte.